報告書の書き方

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上記のような報告書の例文や文例をアップロードしていく予定です。

報告書の書き方について調べてみました。

社内では、日ごろの業務について頻繁に報告書の提出を求められます。仕事の流れをつかむための情報源として利用される報告書は、誰が読んでもその内容がわかるものでなければなりません。

また、会社によって報告書の書き方が違っているので、過去の報告書を参考にして、それぞれの会社の書式にそろえて書くことも大切です。

報告書は、口頭ではなく、文書化することによって多くの人が読むことができ、後々の業務の参考になります。また、後日の言い逃れなどを防ぐ効果や、文書化され後に残るという緊張感から社員の仕事に対する熱心さにつながるという効果も期待できるでしょう。

報告書を書く際には、読み手がまず一番に知りたい結果から書き始め、その後事実の経過を書いていくと良い場合が多くあります。あくまでも客観的な「事実の報告」が目的なので箇条書きを活用し、自分の考えばかり述べることなく、事実を簡潔かつ明瞭にまとめます。

報告書には色々な種類があり、書き方にそれぞれ押さえておくべきポイントがあります。報告書の目的に応じて、事実、活動、所感、意見など、会社が報告に求めていることを理解して書くようにします。また、必要に応じて資料やデータを添付し、わかりやすい報告書となるよう気をつけましょう。

ヒヤリハット報告書についてご存知ですか。

ヒヤリハット報告書とは、医療や看護・介護施設、建設現場や工場などで取り入れることが増えているもので、その名前の通り、「ヒヤリ」としたり、「ハッ」としたりした出来事についての報告書です。

実際に起こった事故について報告をする｢事故報告書｣とは違い、ヒヤリハット報告書では、事故には至らずに済んだ出来事について、いつ、どこで、何が起きたのか、またその後どういう対処をしたのかを報告します。

ヒヤリハット報告書を書くことは、事故に至る前に、同じ出来事をくり返すことのないようにするにはどうすればよいかを考える良い機会になります。事故一歩手前の出来事を、ヒヤリハット報告書を通して共通して認識することによって、事故が起きる原因を把握し、結果的に大きな事故の防止につながるということです。

１件の死亡事故や重傷者を出す重大な事故の後ろには、29件の軽傷事故と300件の無傷の事故が存在するとも言われています。この無傷の事故がヒヤリハットということです。ヒヤリハットに該当する出来事や考え方を見つけ、共有し、事前に対策を講じておくことで大きな事故を未然に防ぐことになるでしょう。

ヒヤリハット報告書の作成においては、それぞれの現場により文書内の項目が変わります。現場にあわせた項目で報告書を作成しましょう。

以下に介護の現場でのヒヤリハット報告書の例文をあげました。介護の現場からは、ヒヤリハット報告書のほうが事故報告書よりも大切であるという声も上がっている程、その重要性が認知されています。

報告書の形式にとらわれず、思いついたときにヒヤリハット報告書を記入し、たくさんの職員の目にふれる場所に貼るという行為で、施設内の危険箇所や、事故が起こりやすい介助の種類に気づき、対処することができるでしょう。

ヒヤリハット報告書
2006年10月27日
報告者：高木美智子
報告：本日、洗面所での介助の際、本来あるべき場所にソープのポンプ容器が置かれておらず、手を伸ばして取ろうとした際に○○さんの体から一瞬手が離れ、バランスを崩した○○さんが椅子からずり落ちそうになった。急いで腕をつかむことができたので、○○さんに怪我は無かった。
提案　・　使ったものは元あった場所に戻すことの徹底。
・ 消耗品がなくなりかけたと気づいたら、気づいた職員が次のものを用意しておくこと。
・ 毎日の点検の際の、消耗品の残量と位置の確認の徹底。
・ 一人で無理をせず、特に座位の不安定な方の介助は二人であたるようにすること。
以上


次は産業廃棄物の現場でのヒヤリハット報告書の例文です。

ヒヤリハット報告書
平成19年3月22日
作成者　松本工場スタッフ　伊藤弘樹　印
以下のヒヤリハットについて報告いたします。
１． 年月日　平成19年3月20日（火曜）
２． 場所　中間処理場
３． 事例　医療廃棄物の積み下ろしの際、コンテナ車の後方のとびらを開けたら、積み込んであったペール缶１缶が落下してきた。
４． 改善すべき事項
・ 荷物を積む際には荷崩れ防止のため、奥は高く手前は低く積むことの徹底。
・ とびらを開ける際はゆっくりと、内部を確認しながら開けること。
・ コンテナ車の運転の際は、急発進、急停止を防ぎ、荷崩れを予防すること
以上

新会社法事業報告書について調べて見ました。

新会社法事業報告書とは、2006年5月に施行された新会社法に基づいて作成された事業報告書です。

自由化と規制緩和の優先が引きおこしたさまざまな事件を受け、新会社法では、内部統制の確立と業務報告による公開制度が設けられました。

会社の代表者がワンマンである、逆に全体を理解していないことから起こる深刻な事故を防ぐために、いくつもの体制整備の要求がなされているのが、新会社法の特徴といえるでしょう。

体制整備の例をあげると、会社の業務が適性・健全・かつ効率的に遂行できるよう取締役の職務執行を管理する体制、使用者の業務の適正化を管理する体制、業務の効率性を確保する体制などがあります。

さらに、投資家などの保護のために、こうした制度の整備を公開しなければなりません。

このように、旧法と違いのある新会社法ですが、新会社法に基づいて作成される新会社法事業報告書は、内容的には旧法による営業報告書とほぼ同じものと考えても構いません。

決算時に作成されていた営業報告書が、事業報告書に名称変更されるとともに、営業年度という言い方も事業年度と変更されています。

また、旧法では会社の財政状況を報告する計算書類の中に含まれていた営業報告書ですが、新会社法の事業報告書は計算書類には含まれません。ただし、計算書類等というカテゴリで株式会社では提出が義務づけられています。

新会社法事業報告書では、以下の項目が旧法の営業報告書に新たに追加されているため、具体的に記載する際にはそれぞれの会社で検討が必要になってきます。

新たに追加された項目とは
１．取締役および監査役の報酬等の額
２．社外役員に関する事項
３．内部統制システムに関する事項
４．会社の支配に関する基本方針
５．剰余金の配当等の決定に関する方針
６．社外役員報酬の区分
の６つです。

新会社法事業報告書は、主に事業活動報告と事業活動内容からなります。はじめに、と題して活動報告の前に昨年の取り組み、設立されてから今日までの活動の振り返り、業界の現況の紹介、組織の規模の説明などを組み込む場合もあります。

平成17年度事業報告書
（平成17年4月1日〜平成18年3月31日）
○○株式会社
１． 平成17年度事業活動の概要
・・・昨年新会社法が制定されたことにより、当会社の組織及び運営についても研究・検討を行い、組織の再編、執行役員の導入を含め、次年度において対応することといたしました。・・・
２． 平成17年度事業活動の報告
・ 広報事業
・ 販売事業
・ 会社組織の充実・強化
昨年会社法が改正されたことにより、組織の再編や改廃などを視野に入れ、検討した結果・・・

また、総務部、企画広報部といった部ごとに、計画事項と実施状況を表にまとめるという形の報告書もあります。

工事監理報告書とは、工事監理者が設計図書に照らして工事が適切に行われているかをチェックし、報告した文書です。

一定規模以上の建築物を建築する場合、建築物の安全の確保のために、建築主は工事監理者を定めなければならない、と建築基準法に定められています。工事管理者とは、建築主にかわって、建築工事の着工から完成までを専門的にチェックする資格者です。

工事監理者は、工事監理報告書を建築主に提出するほかにも、設計意図を施工者に正確に伝え、設計図書と照らして施工図等を検討・承諾し、工事が設計図の通りに行われているかどうかを確認します。

以下は工事監理報告書の例文です。

工事監理報告書

建築基準法および関係法令に適合するように施工されたことを確認しましたので報告します。この報告書は事実に相違ありません。

平成19年8月5日
北川芳郎建築士　　登録第△△△号
住所　神戸市北区鈴蘭台南町○丁目○−○
氏名　北川芳郎　印
建築主　奥本浩次様
電話番号　078-○○○-○○○○
建築物の名称及び所在地　神戸市北区鈴蘭台北町□丁目□―□
工事種別　新築・増築・改築・大規模の修繕・大規模の模様替
建築確認番号　第○○○号
建築確認年月日　平成19年○月○日
工事期間　平成19年△月△日から平成19年□月□日まで

工事期間における主要な設計変更
　変更年月日
　変更された設計図書の種類
　変更の概要
所要な建築材料、建築整備等が設計図書の通りであることの確認
　確認年月日
　建築材料、建築設備等の名称及び規格
　名称及び規格が定められている設計図書の種類
　確認方法の概要
主要な工事が設計図書の通りに実施されていることの確認
　確認年月日
　確認事項
　確認事項が定められている設計図書の種類
　確認方法の概要
工事完了時における確認
確認年月日
　確認事項
　確認方法の概要
工事施工者に与えた注意
　注意年月日
　注意の概要
　工事施工者の対応と建築主に対する報告の概要
建築設備に係わる意見
　意見を聴いた年月日
　意見を聴いた者の住所及び氏名
意見を聴いた者の勤務先の住所及び名称、電話番号
意見を聴いた事項
備考

注意事項
１． 工事監理を共同で行った場合においては、連名で報告する。
２． 「工事種別」の欄は、該当するものを○で囲む。
３． 「工事期間における主要な設計変更」の欄の変更については、変更の内容、変更の理由等の概要を記入する。
４． 「工事施工者に与えた注意」の欄は、建築士法第18条第4項に規定する注意について記入する。
５． 「建築設備に係わる意見」の欄は、建築士法第20条第4項に規定する場合に記入する。
６． 「備考」の欄は、工事監理に関して特に報告すべき事項等を記入する。
７． ここに記入しきれない場合には、別紙に書いて添付すること。

シックハウス対策における建築工事の施工結果を報告する場合には、別途「シックハウス確認対策項目報告」等の報告書を添付します。

建築物の概要として、工事種別、用途（工作物の種類）、構造、延べ面積、階数、公庫、軒高（工作物の高さ）を表す場合、報告事項を報告した年月日別に表にまとめ、天気、最低気温、報告事項、報告事項詳細の項目わけをして資料や写真を添付する場合もあります。

また、地盤調査資料、コンクリート配合報告書、骨材試験報告書などの各種資料の添付の有無を示すチェックリストを添付する場合もあります。

週間営業報告書は、週単位の計画を立て、一週間の営業活動の進行状況の把握のために用いられます。日報とは違い、営業活動の内容については具体的かつ簡略に記入しましょう。上司が読んだ際に一目で分かるように、重要事項を選び、要領よくまとめることが大切です。

平成18年7月19日
営業本部部長
園田一郎殿

営業部第一課
平川順　印

営業報告書

平成18年7月10日〜7月16 日
月日	内容
7/10（月）	丹波地区販売店訪問
7/11（火）	営業部内会議・新製品資料作成
7/12（水）	新製品資料作成
7/13（木）	播州地区販売店訪問・KRシリーズの在庫チェック
7/14（金）	神戸市内の販売店訪問
7/15（土）	休日出勤。西宮市内の販売店訪問
7/16（日）	休日
備考
・ 来週は芦屋市内、宝塚市内の販売店を訪問予定
・ 7/20（木）に営業会議があるので準備を始める。
・ 播州地区の販売店で他地区と比較し、新製品GPシリーズが好調。来週再度播州地区を訪問予定。

月間営業報告書では、一ヶ月間の売上の報告を行います。まず、月間売上高の総額を記した概況から始めましょう。ここで、前月比や目標売上高、前年同月比を○○％増、減、○○円上回った、下回ったなどのように明確な数字で表すとよりわかりやすい概況となります。

次に原因として、売上げが増えた、または減った理由を述べましょう。続けて来月の目標や対策の見通しを記します。所見を述べる反省欄を設けてもいいでしょう。

販売実績推移表、販売内容分析表、来月度の売上計画表などは添付資料として参照できるようにしておくといいでしょう。

営業報告書の書き方をご存知でしょうか？

営業報告書とは、文字通り、営業活動の報告の文書です。営業報告書の中にも、一日の営業の報告のために書かれる営業日報、最も基本的なビジネスサイクルである一週間の記録である週間営業報告書、月間の営業活動の報告を行う月間営業報告書などがあります。

営業日報は、報告者の一日の時間の使い方に無理や無駄がないかどうか見直す機会にもなります。そのため、一日の時間ごとの動向を必ず正確に記録していきましょう。

また、その日に打ち合わせなどで出合った人の氏名、訪問した会社名、また金額や数量なども必ず正確に記しましょう。忘れてしまうことのないように、一件の営業を終えた時点でメモを取っておくといいでしょう。メモの内容は、要望、提案、苦情はもちろんのこと、誉められたこと、同業他社の情報なども記しておくと後々役に立つものです。

また、備考として今後の予定や所感を書き、忘れてはいけないことを記して備忘録として活用することもできます。

平成18年10月16日
営業本部部長
浦川修殿

営業本部
河野桂子　印

営業日報

9:00〜10:50	クリスマスキャンペーンに関する資料の作成
11:00〜12:00	クリスマスセールの企画会議（本社6階第3回会議室）
13:30〜15:10	渋谷営業所の三上氏と打ち合わせ
15:40〜16:50	新宿営業所の村川氏と打ち合わせ
17:20〜18:00	クリスマスキャンペーンに関する資料の発送手続き
備考
・　次回の企画会議は10月25日
・ 明日、キョウワ出版の堂上氏が13:00に来社。
・ 明後日、横浜営業所の本田所長に、キャンペーン案の提出依頼をすること。

さまざまな種類のある報告書ですが、それぞれに書く際に押えておくべきポイントがあります。まず、仕事を円滑に進めるための報告業務の主になる、業務日報、週報、月報や活動報告書があります。

業務報告書や活動報告書は、会社の上層部が、誰が、どの仕事を、どのくらい進めているのかを把握するために欠かすことのできないものです。そのため、見栄や嘘は厳禁ですし、事故や仕事の遅れもきちんと報告して、対策を講じる必要があるのです。

業務報告書や活動報告書は、自分が業務内容をしっかりと把握していないと書くことのできないものです。そのため、自分の行っている業務は全体のどの部分であるのか、また、現在どんな状態にあるのかを常に把握しておきましょう。

調査報告書では、調査に出る前から報告を書くことを意識しておくことが大切です。調査の範囲、密度、深さ、報告の提出期限、提出先をあらかじめ聞いておきて、調査中にもこまめにメモを取って行きます。報告書にまとめる際には、一覧表、図解、グラフなど一目でわかる工夫を取り入れます。これらは別紙に分けて、報告書から参照する形にするといいでしょう。

会議報告書では、討議の内容よりも、決定事項が重要であるため、決定事項を議事内容よりも先に書きます。会議中は討議の内容を録音するなどして記録し、重要なポイントはメモを取りましょう。外部に漏らしたくない重要な会議の報告書は厳重に管理することも忘れないようにします。

そのほかにも業務上の事故や災害を報告する事故報告書や異常報告書では、事実を客観的に報告することが大切になってきます。

どのような種類の報告書でも、自分の行った業務を正確に伝え、そのうえで個々人の見解や発案を的確に述べることを心がけます。実際の業務に携わった担当者にしか書くことのできない意見や対策、考察が書かれた報告書を目指しましょう。